Zákoník práce stanoví, že písemnost musí být zaměstnanci doručena do vlastních rukou. Hierarchie způsobů doručování je upravena tak, aby byla umožněna větší volnost zaměstnavatele při volbě jednotlivých způsobů doručování. Zaměstnavatel si může vybrat z rovnocenných variant, které je možné též označit jako primární způsoby doručení, mezi které patří:
Jediným následným (sekundárním) způsobem doručení je doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, které může zaměstnavatel zvolit pouze v případě, že není možné doručení na pracovišti zaměstnavatele. Na možnosti doručení jinými „primárními“ způsoby doručení pak již nezáleží.
Při doručení písemnosti zaměstnanci na pracovišti zaměstnavatele nebo kdekoliv jinde bude zaměstnanec zastižen (tedy např. na pracovišti na dálku, které není pracovištěm zaměstnavatele) platí,, že písemnost je doručena nejen tehdy, pokud ji zaměstnanec přijme, ale i tehdy, pokud zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne. Zaměstnanec si rovněž nemůže vyhradit, že písemnost přijme až poté, co se s ní seznámí apod. Zaměstnavatel by měl pamatovat na to, že v případném sporu bude na něm ležet důkazní břemeno, že písemnost zaměstnanci doručil. Zaměstnavatel by si tedy měl pořídit o přijetí či odmítnutí písemnosti písemný záznam, podepsaný buď přímo dotčeným zaměstnancem nebo svědky.
Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (například e-mailem) je možné jen při současném splnění následujících podmínek:
Písemnost je zaměstnanci doručena okamžikem, kdy zaměstnanec její převzetí potvrdí zaměstnavateli písemně. Pokud zaměstnanec převzetí písemnosti ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání zaměstnavateli takto nepotvrdí, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. Jestliže se písemnost vrátí zaměstnavateli jako nedoručitelná, doručení písemnosti není účinné a zaměstnavatel musí písemnost doručit jiným způsobem. Zaměstnanec může udělený souhlas s doručováním písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací písemně odvolat (kdykoliv a z jakéhokoliv důvodu nebo bez udání důvodu), ale vždy jen s účinky od doručení tohoto odvolání zaměstnavateli (tj. od nyní). Rovněž je možné, aby zaměstnanec udělil souhlas s tímto způsobem doručování jen pro určitý okruh listin (např. jen na zrušení ve zkušební době). Zaměstnavatel by proto měl pečlivě volit konkrétní formu tohoto způsobu doručování, protože bude na něm, aby byl schopen prokázat, kdy byla jeho elektronická zpráva zaměstnanci dodána (což může být problematické zejména u emailu).
Zaměstnavatel může dále doručit písemnost prostřednictvím datové schránky, a to v případě, že si zaměstnanec datovou schránku neznepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. Udělení zvláštního souhlasu zaměstnance s tímto způsobem doručování již není vyžadováno.
Mzdový a platový výměr jsou i nadále uvedeny ve výčtu zvláštních písemností (viz § 334 zákoníku práce), při jejichž doručování je třeba postupovat podle podmínek stanovených zákoníkem práce. I nadále tak pro mzdový a platový výměr zůstávají zachovány všechny dosavadní možnosti doručování těchto zvláštních písemností, a to včetně výhody toho, že v těchto případech může dojít k účinnému doručení i prostřednictvím fikce doručení.
Nově je však s účinností od 1. 6. 2025 zaměstnavatelům umožněno doručovat mzdový a platový výměr jednodušším způsobem, a to za následujících podmínek. Mzdový a platový výměr mohou být zaměstnanci doručeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací i na jinou elektronickou adresu zaměstnance, přičemž k tomu není vyžadován předchozí písemný souhlas zaměstnance, může být doručováno na adresu, která je v dispozici zaměstnavatele (např. pracovní emailová schránka, interní HR systém) a zaměstnavatel není povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručení. V takovém případě je však mzdový nebo platový výměr doručen okamžikem, kdy jeho převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli písemně, přičemž pokud nedojde k potvrzení převzetí písemnosti ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího odeslání, je doručení neúčinné. Tato písemnost však musí být navíc zaměstnanci přístupná takovým způsobem, aby si ji mohl vytisknout a uložit. I v tomto případě musí být zasílaná písemnost podepsána uznávaným elektronickým podpisem podle příslušných ustanovení zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.
Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná.
Pokud není možné doručení písemnosti předáním na pracovišti zaměstnavatele, smí zaměstnavatel přistoupit rovněž k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. V takovém případě ale musí zvolit takovou službu, aby z poštovní smlouvy vyplývalo splnění podmínek dle § 336 zákoníku práce:
Písemnost musí být doručována na adresu, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil a musí být určena výhradně zaměstnanci. Jiné osobě může být doručena jedině v případě, že jí zaměstnanec k doručení písemnosti udělil písemnou plnou moc s úředně ověřeným podpisem. Je tedy vyloučeno, aby písemnosti za zaměstnance přebírali rodinní příslušníci, členové společné domácnosti či jiné osoby, pokud k tomu nejsou zvlášť zmocněny. Průkaz příjemce vydávaný jedním z provozovatelů poštovních služeb není dostatečný, protože není plnou mocí a nemá úředně ověřený podpis zaměstnance.
Pokud jsou výše uvedené podmínky doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb splněny, je písemnost doručena:
Judikáty NS:
Judikáty ÚS: