Současně s přijetím nového zaměstnance do pracovního poměru je třeba založit osobní spis zaměstnance (personální dokumentaci). Nejde o povinnost zaměstnavatele, ale o jeho oprávnění. Z praktického pohledu bude ale vedení osobního spisu spíše nezbytné. Osobní spis však může obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu (§ 3).
Do osobního spisu mohou nahlížet pouze osoby vyjmenované v § 312 odst. 2. Jsou to:
Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem kontrolnímu orgánu, který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly.
Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.