XVI.1 Obsah osobního spisu

Osobní spis by měl obsahovat následující materiály v doporučené struktuře (jde o příkladný výčet, nejsou zde uvedeny všechny dokumenty, které mohou v průběhu trvání pracovněprávního vztahu vzniknout):

osobní údaje a předpoklady pro výkon práce

• žádost uchazeče o zaměstnání
• potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) od předcházejícího zaměstnavatele
• pracovní posudek od předcházejícího zaměstnavatele
• osobní dotazník
• životopis
• fotokopie dokladu o dosaženém vzdělání
• doklady o dalším vzdělání
• doklady o dosažené kvalifikaci
• lékařské posudky vydané poskytovatelem pracovnělékařských služeb
• změny v osobních údajích

smlouvy

• pracovní smlouva a její dodatky, změny
• dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty
• dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí
• dohoda o pracovní činnosti
• dohoda o provedení práce
• dohody o srážkách ze mzdy
• kvalifikační dohody
• konkurenční doložka

práce a chování

• informace o obsahu pracovního poměru podle § 37
• informace o obsahu pracovněprávního vztahu z dohody o práci konané mimo pracovní poměr podle § 77a
• pracovní náplň a její změny
• doklad o seznámení zaměstnance s vnitřními předpisy a pracovním řádem
• doklady o absolvovaných školeních
• hodnocení zaměstnance
• převedení a přeložení
• změna pracovního zařazení
• upozornění na nedostatky v práci
• stížnosti zaměstnance a jejich vyřízení
• výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků
• upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinností z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci
• souhlas zaměstnavatele s výkonem vedlejší výdělečné činnosti zaměstnance dle § 303 odst. 4 nebo § 304 odst. 1

příjmy a požitky

• mzdový nebo platový výměr
• smlouvu o mzdě
• žádost zaměstnance o zasílání mzdy nebo platu na účet
• mzdové listy
• rozhodnutí o srážkách ze mzdy
• doklady o složkách mzdy nebo platu a provedených srážkách (výplatní pásky)
• evidence o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti
• evidence vyplacených záloh na mzdu a/nebo plat
• evidence odvodů daní z příjmů ze závislé činnosti
• evidence odvodů pojistného na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení
• evidence jiných pojištění
• evidenční list pro důchodové zabezpečení
• zápůjčky a finanční výpomoci
• dokumenty k nájmu služebního bytu

pracovní doba

• evidence pracovní doby v rozsahu dle § 96
• evidence nepřítomnosti v práci
• evidence pracovní neschopnosti
• evidence čerpání dovolené
• evidence přestávek v práci (§ 88) a bezpečnostních přestávek podle zvláštních právních předpisů (§ 89)

další dokumenty

• předávací protokoly (například ke služebnímu automobilu, mobilnímu telefonu, výpočetní technice)

skončení pracovního poměru

• dohoda o rozvázání pracovního poměru
• výpověď z pracovního poměru
• okamžité zrušení pracovního poměru
• zrušení pracovního poměru ve zkušební době
• potvrzení o zaměstnání
• pracovní posudek
• oznámení zaměstnance o trvání na dalším zaměstnávání podle § 69