Náklady spojené s výkonem práce je povinen nést zaměstnavatel a v tomto spočívá i jeden z průvodních jevů pojmu „závislá práce“ (viz § 2 odst. 2). Náhrada nákladů vzniklých zaměstnanci při výkonu práce je zcela odlišným plněním, než je samotné plnění poskytované za vykonanou práci (ať již jde o mzdu, plat nebo odměnu z dohody). Obecným principem je, že zaměstnavatel je povinen kompenzovat náklady, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s výkonem závislé práce. Tento obecný princip je však modifikován novou právní úpravou s účinností od 1. 10. 2023 pro náhradu nákladů při výkonu práce na dálku.
Právní úprava náhrady nákladů při výkonu práce na dálku (obsažená v § 190a) umožňuje v zásadě tři varianty řešení:
V případě dohody zaměstnance se zaměstnavatelem o tom, že náhrada nákladů nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší, právní úprava vyžaduje, aby se jednalo o dohodu, která bude uzavřena písemně předem (tj. před výkonem práce na dálku). Musí jít o individuální dohodu a nepostačuje tedy ujednání v kolektivní smlouvy.
Paušální částka náhrady nákladů vychází z údajů zveřejněných Českým statistickým úřadem o spotřebě domácností upraveného pro model práce na dálku, a to za jednu dospělou osobu a za jednu hodinu, přičemž výši této paušální částky stanovuje Ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou. Dle vyhlášky č. 397/2023 Sb., o stanovení výše paušální částky náhrady nákladů při práci na dálku pro rok 2024, paušální částka náhrady nákladů při práci na dálku činí 4,50 Kč. Příslušnou vyhlášku Ministerstvo práce a sociálních věcí vydává v pravidelném termínu od 1. ledna kalendářního roku, eventuálně v mimořádném termínu, dojde-li ke zvýšení nebo snížení hodnoty údaje zveřejněného Českým statistickým úřadem nejméně o 20 % v porovnání s paušální částkou naposledy stanovenou.
Paušální částka náhrady nákladů při výkonu práce na dálku je poskytována jedině, je-li to písemně sjednáno (individuální dohodou či kolektivní smlouvou) nebo stanoveno vnitřním předpisem zaměstnavatele. Paušální částka se poskytuje za každou započatou hodinu práce (nicméně zlomky hodin v jednotlivých dnech či směnách se v příslušném období, zpravidla kalendářním měsíci, sčítají) s tím, že platí, že zahrnuje náhradu veškerých nákladů, které zaměstnanci při výkonu práce vznikly. Paušální částka je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém na ni vzniklo právo.
Zaměstnancům zaměstnavatelů neuvedených v § 109 odst. 3 (tj. s výjimkou zaměstnavatelů, kteří poskytují zaměstnanci za práci plat – typicky stát, územní samosprávný celek, státní fond atd.), může být poskytována paušální částka vyšší, než je stanovena příslušnou vyhláškou. Nicméně z daňového hlediska bude případný rozdíl považován za příjem zaměstnance. Vzhledem k tomu, že paušální částka je stanovena na základě agregátu průměrných údajů o cenách, nelze ji poskytovat v nižší výši (tj. ani toto sjednat), neboť nelze pro konkrétní případ určit, která část nákladů by byla takovou sníženou částkou pokryta a jaký zbytkový okruh nákladů by podléhal kompenzaci jinými způsoby.
Ustanovení § 77 odst. 2 písm. f) stanovuje, že právní úprava náhrad nákladů při výkonu práce na dálku se nevztahuje na zaměstnance pracujícího na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti. Je však připuštěno, aby zaměstnavatel i se zaměstnancem pracujícím na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti právo na náhradu nákladů při výkonu práce na dálku sjednal.