XXII.2 Cestovní náhrady poskytované zaměstnavateli, kteří odměňují zaměstnance mzdou

XXII.2.1 Cestovní náhrady při tuzemské pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště (§ 156 až 164)

Pokud zaměstnavatel vyšle zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu, cestu mimo pravidelné pracoviště, případně na mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, musí zaměstnanci poskytnout náhradu:

  • jízdních výdajů;
  • jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny;
  • výdajů za ubytování;
  • zvýšených stravovacích výdajů (stravné); a
  • nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel může zaměstnanci nahradit i jiné výdaje, ale v takovém případě už se nejedná o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce. Pro účetní účely (zejm. pro účely daní příp. dalších povinných plateb) se náhrady poskytnuté zaměstnavatelem odměňujícím zaměstnance za práci mzdou považují za cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce (tj. zahrnují se do nákladů) do výše stanovené pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 (tedy pro zaměstnavatele odměňující platem).

Náhrada jízdních výdajů se liší podle použitého dopravního prostředku a podle toho, zda byl prostředek použit na žádost zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem:

  • při použití hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy, místní hromadné dopravy a taxislužby přísluší náhrada v prokázané výši;
  • při použití jiného dopravního prostředku (včetně silničního motorového vozidla kromě vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) se souhlasem zaměstnavatele přísluší náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za původně určený hromadný dopravní prostředek;
  • při použití silničního motorového vozidla (kromě vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) na žádost zaměstnavatele přísluší za každý ujetý kilometr základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Minimální výši těchto náhrad stanoví příslušná vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen. Pro rok 2017 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 440/2016 Sb. následující výše těchto náhrad:
    • základní náhrada u jednostopých vozidel a tříkolek: 1,10 Kč za 1 km jízdy;
    • základní náhrada u osobních silničních motorových vozidel: 3,90 Kč za 1 km jízdy, přičemž od 1. 1. 2018 bude tato náhrada zvýšena na 4,00 Kč za 1 km jízdy;
    • základní náhrada u osobních silničních motorových vozidel při použiti přívěsu se zvýší nejméně o 15 % za 1 km jízdy;
    • základní náhrada u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů přísluší nejméně ve výši dvojnásobku za 1 km jízdy;
    • průměrná cena za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů: 29,50 Kč (od 1. 1. 2018 bude platit průměrná cena ve výši 30,50 Kč);
    • průměrná cena za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů: 32,50 Kč (od 1. 1. 2018 bude platit průměrná cena ve výši 32,80 Kč);
    • průměrná cena za 1 litr motorové nafty: 28,60 Kč (od 1. 1. 2018 bude platit průměrná cena ve výši 29,80 Kč).

Základní náhrada přísluší v uvedené výši, nebyla-li před vysláním zaměstnance na cestu sjednána nebo zaměstnavatelem určena vyšší sazba.

Pokud jde o spotřebované pohonné hmoty, náhrada se vypočte jako násobek ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty je zaměstnanec zásadně povinen prokázat dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Teprve v případě, kdy zaměstnanec cenu hodnověrným způsobem zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel při výpočtu výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Spotřeba pohonné hmoty se vypočte z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla. Zaměstnanec je za tímto účelem povinen předložit technický průkaz vozidla zaměstnavateli. Tyto údaje zpravidla jsou v technickém průkazu obsaženy, nicméně pokud by tomu tak nebylo, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

Při určení spotřeby pohonné hmoty používá zaměstnavatel z technického průkazu údaj o tzv. kombinované spotřebě, tedy spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie; pokud tento údaj v technickém průkazu uveden není, vypočítá se spotřeba pohonné hmoty aritmetickým průměrem z údajů, které v technickém průkazu uvedeny jsou, což bývá zpravidla údaj o spotřebě pohonné hmoty při provozu ve městě a při provozu mimo město.

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá (např. zapůjčením předplaceného kuponu bez uvedení osobních údajů).

Za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce.

Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (§ 161) přísluší zaměstnanci jen v případě, že cesta trvá déle než 7 kalendářních dnů. Tato náhrada přísluší k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Výše a podmínky jsou stejné jako u náhrady jízdních výdajů s tím, že zaměstnavatel poskytne náhradu maximálně v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky (podle toho, co je pro zaměstnance nejvýhodnější). Náhradu je zaměstnavatel povinen poskytnout nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty či od poslední návštěvy člena rodiny.

Pokud je k návštěvě člena rodiny použita letecká přeprava, hradí se náhrady pouze ve výši odpovídající ceně jízdného silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel.

Náhrada výdajů za ubytování (§ 162) přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Po dobu návštěvy člena rodiny však hradí zaměstnavatel výdaje za ubytování jen v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit.

Stravné (§ 163) přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty. Výši stravného stanoví opět příslušná vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen. Pro rok 2017 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 440/2016 Sb. následující minimální výše stravného za každý kalendářní den:

  • 72 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin (od 1. 1. 2018 se tato částka zvyšuje na 78 Kč);
  • 109 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin (od 1. 1. 2018 se tato částka zvyšuje na 119 Kč);
  • 171 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin (od 1. 1. 2018 se tato částka zvyšuje na 186 Kč).

Nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, přísluší zaměstnanci stravné v uvedené výši.

Tato výše se snižuje, pokud bylo zaměstnanci během cesty poskytnuto bezplatné jídlo (tj. jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec nijak finančně nepřispívá), a to za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin;
  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12, nejdéle však 18 hodin;
  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nižší hodnotu snížení stravného, přísluší zaměstnanci stravné snížené o zákonem stanovenou procentní hodnotu.

Pokud cesta spadá do dvou kalendářních dnů, neposuzují se tyto dny odděleně, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Stravné nepřísluší zaměstnanci po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance. Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.

Důvody pro neposkytnutí stravného je nad rámec příslušných ustanovení zákoníku práce zakázáno rozšiřovat.

Náhrada nutných vedlejších výdajů (§ 164) přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Pokud zaměstnanec výši nemůže prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.