XVI.1 Obsah osobního spisu

Osobní spis by měl obsahovat následující materiály v doporučené struktuře (jde o příkladný výčet, nejsou zde uvedeny všechny dokumenty, které mohou v průběhu trvání pracovněprávního vztahu vzniknout):

osobní údaje a předpoklady pro výkon práce

  • žádost uchazeče o zaměstnání
  • potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) od předcházejícího zaměstnavatele
  • pracovní posudek od předcházejícího zaměstnavatele
  • osobní dotazník
  • životopis
  • fotokopie dokladu o dosaženém vzdělání
  • doklady o dalším vzdělání
  • doklady o dosažené kvalifikace
  • lékařské posudky vydané poskytovatelem pracovnělékařských služeb
  • změny v osobních údajích

smlouvy

  • pracovní smlouva a její dodatky, změny
  • dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty
  • dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí
  • dohoda o pracovní činnosti
  • dohoda o provedení práce
  • dohody o srážkách ze mzdy
  • kvalifikační dohody
  • konkurenční doložka

práce a chování

  • informace o obsahu pracovního poměru podle § 37
  • pracovní náplň a její změny
  • doklad o seznámení zaměstnance s vnitřními předpisy a pracovním řádem
  • doklady o absolvovaných školeních
  • hodnocení zaměstnance
  • převedení a přeložení
  • změna pracovního zařazení
  • upozornění na nedostatky v práci
  • stížnosti zaměstnance a jejich vyřízení
  • výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků
  • upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinností z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci
  • souhlas zaměstnavatele s výkonem vedlejší výdělečné činnosti zaměstnance dle § 303 odst. 4 nebo § 304 odst. 1

příjmy a požitky

  • mzdový nebo platový výměr
  • smlouvu o mzdě
  • žádost zaměstnance o zasílání mzdy nebo platu na účet
  • mzdové listy
  • rozhodnutí o srážkách ze mzdy
  • doklady o složkách mzdy nebo platu a provedených srážkách (výplatní pásky)
  • evidence o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti
  • evidence vyplacených záloh na mzdu a/nebo plat
  • evidence odvodů daní z příjmů ze závislé činnosti
  • evidence odvodů pojistného na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení
  • evidence jiných pojištění
  • evidenční list pro důchodové zabezpečení
  • zápůjčky a finanční výpomoci
  • dokumenty k nájmu služebního bytu

pracovní doba

  • evidence pracovní doby v rozsahu dle § 96
  • evidence nepřítomnosti v práci
  • evidence pracovní neschopnosti
  • evidence čerpání dovolené
  • evidence přestávek v práci (§ 88) a bezpečnostních přestávek podle zvláštních právních předpisů (§ 89)

další dokumenty

  • předávací protokoly (například ke služebnímu automobilu, mobilnímu telefonu, výpočetní technice)

skončení pracovního poměru

  • dohoda o rozvázání pracovního poměru
  • výpověď z pracovního poměru
  • okamžité zrušení pracovního poměru
  • zrušení pracovního poměru ve zkušební době
  • potvrzení o zaměstnání
  • pracovní posudek
  • oznámení zaměstnance o trvání na dalším zaměstnávání podle § 69